Come organizzare un Webinar di successo.
La nostra guida in 8 punti

È da pochi mesi che siamo stati in grado di tornare a organizzare e partecipare a eventi dal vivo. Per noi è stata un’emozione unica: poter raccontare il nostro prodotto a persone interessate (e vedere il loro interesse in volto!) è qualcosa di impagabile. Ma se il periodo degli eventi off-limits ci ha insegnato qualcosa è che l’online, con i suoi limiti, può essere un ottimo surrogato dell’evento in presenza. E sebbene molti oggi dicono “non ne posso più dei webinar!”, questi hanno svolto il prezioso compito di permettere a molte aziende, come la nostra, di rimanere in contatto con il proprio audience. Infatti anche noi di Lead Champion, insieme alla nostra casa madre Neosperience, abbiamo fatto largo uso dei webinar: più di 30 diversi eventi, sia pubblici sia privati, che hanno coinvolti quasi 3000 persone. Il grande successo ottenuto in termini commerciali ci ha dato ragione per la scelta fatta, e ci ha permesso di comprendere il valore del lavoro svolto e dello strumento in sé. Consapevoli di ciò abbiamo deciso di condividere con voi il nostro modus operandi nell’organizzazione di webinar per aiutarvi nella definizione strategica dei vostri eventi anche per i mesi e gli anni a venire: perché è certo che gli eventi online non spariranno come, speriamo, farà il Covid. Ecco quindi le prime 3 fasi di 8 per organizzare un webinar di successo. Le rimanenti 5 potrete trovarle all’interno del nostro white paper, scaricabile gratuitamente qui. In questo articolo descriveremo quelle inerenti la piattaforma da utilizzare, la calendarizzazione degli eventi e la definizione dell’audience e dell’obiettivo.

FASE 1 dell’organizzazione di un webinar Quale piattaforma scegliere?

In generale, la prima scelta critica quando si decide di spostare online i propri eventi consiste nel trovare la piattaforma più adatta. Ne esistono veramente per tutti i gusti. Da Demio, una delle piattaforme webinar meglio realizzate dal punto di vista dell’interfaccia, a GoToWebinar, che invece offre eccellenti analisi sui partecipanti. La lista è veramente lunghissima, e prima della scelta è necessario informarsi bene, a seconda della propria capacità di spesa e alle caratteristiche richieste. Noi consigliamo di iniziare sempre con un piano base, per poi – se necessario – fare un upgrade a seconda del successo che otterrete dal pubblico. Per i primi mesi, per non rischiare di sbagliare, è sempre meglio pagare mensilmente: è raro trovare subito la piattaforma perfetta, quindi meglio avere la possibilità di cambiare in fretta senza perdere budget prezioso. Noi abbiamo scelto di utilizzare la funzione webinar di Zoom che, sebbene dotata di un’interfaccia non troppo user-friendly, flessibile nelle features e neanche particolarmente economica, ci offriva quell’affidabilità e serietà di cui sentivamo di avere la necessità per i primi eventi. Al momento stiamo sperimentando altre vie, anche alla luce di un’altra piattaforma che stiamo utilizzando per le nostre dirette su Linkedin – StreamYard – che offre la stessa sicurezza ma con molte funzionalità in più. Vedremo come si evolverà la situazione.

FASE 2 dell’organizzazione di un webinar Calendarizzazione

Uno degli errori più comuni quando si decide di buttarsi nel mondo degli eventi online è sottovalutare l’effort richiesto. Anche noi all’inizio ci dicevamo: “Ne facciamo uno a settimana! Che vuoi che sia?”, salvo poi renderci conto di non poter sostenere un passo così veloce. Oggi abbiamo trovato la nostra dimensione ideale: 3 settimane di distanza tra un webinar e l’altro, una settimana invece per le dirette su LinkedIn. Così facendo abbiamo il tempo di organizzare gli argomenti, invitare gli ospiti e i partecipanti e organizzare mini-campagne promozionali. Ovviamente quello che vale per noi, non vale per tutti. In base alle risorse a vostra disposizione, potete aumentare o diminuire la frequenza dei vostri eventi. Stesso discorso vale anche per la complessità dei webinar in sé (se è pubblico o privato, quanti speaker parteciperanno, se l’argomento del webinar è stato già affrontato in altri eventi, e così via). Un altro tema da tenere in considerazione è il giorno e l’orario del go-live. In questo caso le scelte possono dipendere da molti fattori, e quindi non esiste una regola che possa essere applicata in ogni caso. Noi per esempio preferiamo realizzare gli eventi il giovedì nelle ore serali, ma sempre all’interno dell’orario di lavoro. Il motivo? Abbiamo visto che le persone il giovedì sono più disponibili a prendersi un’ora di pausa dalle proprie mansioni. Ripetiamo però che non esiste una regola che vale sempre, dipende molto anche dalla tipologia di pubblico e dagli argomenti trattati.

FASE 3 dell’organizzazione di un webinar Definizione audience e obiettivo dell’evento

Definito approssimativamente il calendario degli eventi, è giunto il momento di decidere a chi dedicare, di volta in volta, gli argomenti dei nostri webinar o live talks, e di definire l’obiettivo delle nostre attività. Su questo punto, l’errore più comune è rimanere vaghi nella definizione di audience e obiettivi. Per esempio spesso gli organizzatori preferiscono la “quantità” di partecipanti rispetto alla loro qualità, o definiscono un obiettivo generico, o meglio non ne definiscono alcuno. Il segreto – invece – per organizzare webinar di successo è decidere per ciascuno di essi un audience che sia il più “piccolo possibile”, per esempio “solo i marketing manager delle aziende del settore del lusso con un fatturato superiore ai 5 milioni di euro”. Scegliendo audience piccoli e definiti – che non per forza devono rimanere gli stessi di evento in evento – si è in grado di focalizzare le energie su attività di sicura efficacia, come vedremo in seguito. Inoltre, avendo bene a mente i destinatari, anche la scelta dell’obiettivo – e quindi dell’argomento – risulta più semplice. Per esempio, se decidiamo di rivolgerci “solo ai marketing manager delle aziende del settore del lusso che fatturano almeno 5 milioni di euro”, sappiamo che l’argomento dell’evento deve essere inerente al mondo del marketing applicato al lusso, e che l’obiettivo può essere – ad esempio – il download di un white paper dedicato proprio a quel settore. Noi di Neosperience abbiamo commesso – inizialmente – l’errore di aver puntato a un audience troppo ampio e poco definito, allo scopo di avere la platea più grande possibile. Il problema di questo approccio è di creare una conversazione poco personalizzata rispetto esigenze e problemi delle persone presenti. A pagarne il prezzo erano ovviamente i risultati. Una volta compreso l’errore, abbiamo deciso di cambiare strategia: concentrandoci su singole categorie – con un approccio che possiamo definire di Account Based Marketing –  abbiamo sì visto diminuire il numero di partecipanti, ma allo stesso tempo sono cominciate ad arrivare lead interessanti e con cui siamo stati in grado di costruire nuovi rapporti e offerte commerciali. Quindi, anche nel caso degli eventi online, è la qualità che premia.

Conclusioni

Abbiamo visto le prime 3 fasi per organizzare un webinar di successo. Se vuoi saperne di più e scoprire i segreti riguardo le fasi:

• Definizione del tono e degli argomenti
• Promozione dell’evento sui diversi touchpoint
• Definizione funnel e organizzazione inviti
• Preparazione dei materiali evento e lead generation
• Go live!
• Follow-up: gestione contatti e diffusione dei contenuti

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